Kurz gesagt
- Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können – ohne Übergangsfrist.
- Ab 1. Januar 2027 musst du E-Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag.
- Ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für fast alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft.
- Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Gemeint sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.
- Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nach § 14 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die Software des Empfängers automatisch auslesen kann. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung stehen also als Daten in der Datei – nicht nur als Text auf einem Bild.
Alles andere gilt seit 2025 als „sonstige Rechnung“: Papier, aber auch PDF-Dateien, Scans oder Fotos einer Rechnung. Ein PDF sieht zwar digital aus, ist für die Buchhaltung des Empfängers aber nur ein Bild mit Text.
Fristen: Wer muss ab wann?
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland (B2B) und kommt in Stufen:
| Zeitraum | Empfangen | Ausstellen |
|---|---|---|
| 2025 und 2026 | Pflicht für alle | Papier und PDF noch erlaubt (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers) |
| 2027 | Pflicht für alle | Pflicht, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag; kleinere Betriebe dürfen noch sonstige Rechnungen ausstellen |
| ab 2028 | Pflicht für alle | Pflicht für alle (Ausnahmen siehe unten) |
Maßgeblich sind zwei Dinge: das Jahr, in dem du die Leistung erbringst, und das Datum, an dem die Rechnung rausgeht. Für Leistungen aus 2025 und 2026 darfst du Papier oder PDF nur noch bis zum 31. Dezember 2026 verschicken. Die Erleichterung für Betriebe bis 800.000 Euro Umsatz gilt nur für Leistungen aus 2027, und auch nur für Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2027 rausgehen. Wer im Dezember 2026 einen Auftrag abschließt, die Rechnung aber erst im Januar 2027 schickt, muss sie deshalb schon als E-Rechnung ausstellen.
Auch wenn du die Grenze nicht erreichst: Deine Kunden haben ab 2027 oder 2028 selbst Software, die E-Rechnungen erwartet. Fehlt bei einer Pflicht-E-Rechnung das richtige Format, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß – das kann den Vorsteuerabzug deines Kunden gefährden. Viele Auftraggeber werden deshalb schon früher danach fragen.
Ausnahmen
Keine E-Rechnung ausstellen musst du insbesondere
- an Privatkunden (B2C) – hier bleibt alles wie bisher,
- bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (brutto) und bei Fahrausweisen,
- als Kleinunternehmer nach § 19 UStG,
- bei bestimmten steuerfreien Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Heilbehandlungen.
Wichtig: Die Ausnahmen gelten nur für das Ausstellen. Empfangen können müssen E-Rechnungen auch Kleinunternehmer.
XRechnung oder ZUGFeRD?
In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet. Beide erfüllen die Norm EN 16931.
- XRechnung ist eine reine XML-Datei. Ohne passendes Programm ist sie für Menschen kaum lesbar. Für Rechnungen an Behörden des Bundes ist sie seit 2020 Standard; dort brauchst du zusätzlich die Leitweg-ID der Behörde.
- ZUGFeRD (international: Factur-X) ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Menschen lesen das PDF, Buchhaltungsprogramme die Daten. Als E-Rechnung zählt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, und nur in Profilen ab „EN 16931“ – die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht.
Bei ZUGFeRD gilt im Zweifel der Inhalt der XML-Datei, nicht das sichtbare PDF. Beide Teile müssen also übereinstimmen – das ist Sache der Software, die die Rechnung erzeugt.
Andere Formate wie EDI sind erlaubt, wenn sie sich in die Norm übertragen lassen und Absender und Empfänger sich darauf einigen. Für kleine Betriebe sind XRechnung und ZUGFeRD die praktische Wahl.
E-Rechnungen empfangen
Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Du brauchst also kein Portal und keinen besonderen Anschluss. Zwei Dinge solltest du aber klären:
- Lesen: Eine XRechnung kannst du nicht einfach öffnen wie ein PDF. Du brauchst ein Buchhaltungsprogramm oder einen Viewer, der die Datei lesbar darstellt.
- Weitergeben: Sprich mit deiner Steuerberatung ab, wie die Rechnungen dorthin kommen – die XML-Datei muss dabei erhalten bleiben, ein ausgedrucktes Bild reicht nicht.
Aufbewahren und archivieren
Rechnungen musst du acht Jahre aufbewahren (§ 147 AO). Bei E-Rechnungen gilt: Aufbewahrt wird die Originaldatei im strukturierten Format, unverändert und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck oder ein daraus erzeugtes PDF ersetzt die XML-Datei nicht.
Praktisch heißt das: E-Rechnungen nicht nur im E-Mail-Postfach liegen lassen, sondern geordnet ablegen – so, dass nachträgliche Änderungen auffallen würden und du sie bei einer Prüfung schnell findest.
Checkliste für deinen Betrieb
- Lege eine E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen fest und teile sie deinen Lieferanten mit.
- Kläre, mit welchem Programm du XRechnungen liest und wie sie zur Buchhaltung kommen.
- Prüfe deinen Umsatz 2026: Liegt er über 800.000 Euro, musst du ab Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.
- Stelle sicher, dass deine Rechnungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann – spätestens für 2028.
- Pflege die Daten deiner Geschäftskunden: vollständige Adresse, E-Mail für Rechnungen, bei Behörden die Leitweg-ID.
- Richte eine Ablage ein, in der die Originaldateien acht Jahre unverändert liegen.