Kurz gesagt
- Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten schon heute erfassen – unabhängig von der Betriebsgröße.
- Zu erfassen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, einschließlich Überstunden.
- Eine bestimmte Form ist derzeit nicht vorgeschrieben: Papier, Tabelle oder App sind erlaubt.
- Eine Reform mit elektronischer Erfassung ist geplant, aber noch nicht beschlossen.
Woher kommt die Pflicht?
Den Anfang machte der Europäische Gerichtshof: Mit Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18) verlangte er, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System einrichten, mit dem sich die tägliche Arbeitszeit jedes Beschäftigten messen lässt.
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass diese Pflicht in Deutschland bereits gilt. Sie folgt aus dem Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG). Ein neues Gesetz braucht es dafür nicht – eine Übergangsfrist gibt es deshalb auch nicht.
Die Pflicht betrifft alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, auch in Teilzeit und im Homeoffice. Ausgenommen sind leitende Angestellte, für die das Arbeitszeitgesetz nicht gilt.
Was muss erfasst werden?
- Beginn und Ende der Arbeitszeit an jedem Arbeitstag,
- daraus die Dauer, einschließlich Überstunden,
- in der Praxis auch die Pausen – nur so lässt sich zeigen, dass die Pausenregeln eingehalten werden.
Du darfst das Aufschreiben an deine Leute übergeben. Verantwortlich bleibst aber du als Arbeitgeber: Das System muss vorhanden sein, genutzt werden und die Aufzeichnungen müssen stimmen.
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich. Sie bedeutet, dass du nicht vorgibst, wann gearbeitet wird – nicht, dass nichts aufgeschrieben wird.
Grenzen aus dem Arbeitszeitgesetz
Die Erfassung dient vor allem dazu, die Regeln des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) einzuhalten und nachzuweisen:
| Regel | Was gilt |
|---|---|
| Tägliche Arbeitszeit (§ 3) | 8 Stunden je Werktag; bis zu 10 Stunden, wenn im Schnitt von 6 Monaten oder 24 Wochen 8 Stunden nicht überschritten werden |
| Pausen (§ 4) | 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden; aufteilbar in Abschnitte von mindestens 15 Minuten; nie länger als 6 Stunden am Stück ohne Pause |
| Ruhezeit (§ 5) | Mindestens 11 Stunden ohne Unterbrechung zwischen zwei Arbeitstagen |
| Aufzeichnung (§ 16 Abs. 2) | Arbeitszeit über 8 Stunden an Werktagen aufzeichnen und mindestens 2 Jahre aufbewahren |
Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Fehlt die Zeiterfassung, kann die Arbeitsschutzbehörde sie anordnen; wer die Anordnung nicht befolgt, riskiert ebenfalls ein Bußgeld.
Minijobs und besondere Branchen
Strengere Regeln gelten schon länger nach dem Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG): Für Minijobs und für Beschäftigte in Branchen, die das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz nennt – etwa Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Spedition und Logistik – müssen Beginn, Ende und Dauer spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach der Arbeit aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
Geplante Reform: elektronische Erfassung
Die Bundesregierung will die Zeiterfassung im Arbeitszeitgesetz ausdrücklich regeln. Im Sommer 2026 hat das Bundesarbeitsministerium dazu einen Referentenentwurf vorgelegt. Er sieht vor, dass die Arbeitszeit elektronisch und am selben Tag erfasst wird, mit Erleichterungen und Übergangsfristen für kleinere Betriebe. Außerdem soll eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit möglich werden.
Beschlossen ist das noch nicht (Stand dieses Ratgebers). Die Einzelheiten können sich ändern. Fest steht aber: Wer heute schon elektronisch erfasst, muss später nicht umstellen.
So setzt du es im Betrieb um
- Methode wählen: Für wenige Leute kann ein Stundenzettel reichen. Sobald Pausen, Überstunden und Urlaub zusammenkommen, spart eine digitale Erfassung viel Nacharbeit.
- Regeln festlegen: Wer erfasst wann? Wie werden vergessene Zeiten nachgetragen, und wer gibt Korrekturen frei?
- Betriebsrat einbinden, falls es einen gibt – bei technischen Systemen hat er ein Mitbestimmungsrecht.
- Datenschutz beachten: Nur erfassen, was nötig ist, und den Zugriff auf die Zeiten begrenzen.
- Regelmäßig prüfen: Schau dir Überschreitungen bei Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeit an, bevor sie zur Gewohnheit werden.
- Aufbewahren: Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufheben.