Pflichtangaben auf Rechnungen: Was drauf muss und wie du Fehler korrigierst

Kurz gesagt

• Eine Rechnung an Unternehmen braucht bis zu zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG – von Name und Anschrift bis zum Steuerbetrag. Fehlt etwas, kann dein Kunde seine Vorsteuer gefährden.
• Die Rechnungsnummer muss einmalig sein, aber nicht lückenlos.
• Das Leistungsdatum gehört immer auf die Rechnung, auch wenn es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.
• Erleichterungen gibt es für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Kleinunternehmer. Bei Bauleistungen an Baubetriebe gilt oft Reverse Charge: dann ohne Umsatzsteuer, aber mit Pflichthinweis.
• Fehler korrigierst du mit einem Dokument, das sich eindeutig auf die alte Rechnung bezieht. Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf.

Wann musst du eine Rechnung schreiben?

Als Rechnung zählt jedes Dokument, mit dem du über eine Lieferung oder Leistung abrechnest – egal ob es „Rechnung“, „Abrechnung“ oder „Honorarnote“ heißt (§ 14 Abs. 1 UStG). Die Pflichtangaben gelten also auch für Dokumente, die du anders nennst.

Eine Rechnung musst du innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausstellen, wenn du leistest

• an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen,
• an eine juristische Person, die kein Unternehmer ist, oder
• eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück – dann auch an Privatleute. Das betrifft vor allem Handwerksarbeiten am Haus oder in der Wohnung.

Ausgenommen sind bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Bei anderen Leistungen an Privatkunden darfst du eine Rechnung schreiben, musst aber nicht (§ 14 Abs. 2 UStG).

Wer vorsätzlich oder leichtfertig eine Pflicht-Rechnung nicht oder zu spät ausstellt, begeht eine Ordnungswidrigkeit. Der Bußgeldrahmen reicht bis 5.000 Euro (§ 26a Abs. 2 Nr. 1 und Abs. 3 UStG). Eine unvollständige Rechnung ist dagegen keine Ordnungswidrigkeit (UStAE 14.5 Abs. 1).

Die zehn Pflichtangaben

§ 14 Abs. 4 UStG zählt auf, was auf einer vollständigen Rechnung stehen muss:

Eine Papier- oder PDF-Rechnung darf auch aus mehreren Dokumenten bestehen. Dann muss eines davon Entgelt und Steuerbetrag zusammengefasst enthalten und alle anderen Dokumente benennen (§ 31 Abs. 1 UStDV). Bei einer E-Rechnung müssen alle Pflichtangaben im strukturierten Datensatz stehen (UStAE 14.5 Abs. 1).

Worauf es bei den einzelnen Angaben ankommt

Steuernummer

Hat dir das Finanzamt eine eigene Steuernummer für die Umsatzsteuer erteilt, gehört genau diese auf die Rechnung. Name oder Anschrift des Finanzamts brauchst du nicht. Bekommst du eine neue Steuernummer, etwa nach einem Umzug, verwendest du nur noch die neue (UStAE 14.5 Abs. 5).

Rechnungsnummer

Die Nummer darf Ziffern und Buchstaben kombinieren, etwa „2026-0042“ oder „B-117“. Du darfst mehrere Nummernkreise führen, zum Beispiel je Jahr oder je Filiale. Entscheidend ist: Jede Nummer gibt es nur einmal, und sie lässt sich eindeutig einem Nummernkreis zuordnen. Eine lückenlose Folge ist nicht vorgeschrieben (UStAE 14.5 Abs. 10 und 11).

Leistungsdatum

Das Leistungsdatum ist Pflicht, auch wenn du am selben Tag lieferst und abrechnest. Bei Papier- und PDF-Rechnungen reicht dann ein Satz wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Bei einer E-Rechnung muss das Datum im Datensatz stehen. Statt eines Tages genügt auch der Kalendermonat, etwa „Leistungszeitraum Oktober 2026“ (UStAE 14.5 Abs. 16, § 31 Abs. 4 UStDV).

Bei Papier- und PDF-Rechnungen kannst du das Lieferdatum auch über einen Lieferschein angeben, wenn die Rechnung diesen Lieferschein eindeutig bezeichnet. Bei E-Rechnungen geht das nicht.

Leistungsbeschreibung

Die Beschreibung muss so genau sein, dass sich die Leistung eindeutig und leicht nachprüfen lässt. Sammelbegriffe wie „Geschenkartikel“ reichen grundsätzlich nicht (UStAE 14.5 Abs. 15). Besser als „Arbeiten laut Auftrag“ ist also zum Beispiel „Austausch der Heizungspumpe, 3 Std. Monteur, 1 Umwälzpumpe Typ …“ oder „Gestaltung Flyer A5, zwei Korrekturschleifen“.

Skonto und Rabatte

Für Skonto genügt ein Satz wie „2 % Skonto bei Zahlung bis 30.11.2026“. Den Skontobetrag musst du nicht ausrechnen. Bei Boni oder Rabatten, deren Höhe noch nicht feststeht, verweist die Rechnung eindeutig auf die zugrunde liegende Vereinbarung (UStAE 14.5 Abs. 19).

Steuerbetrag und Steuerbefreiung

Den Steuerbetrag rechnest du centgenau aus und rundest kaufmännisch. Ist eine Leistung steuerfrei, muss die Rechnung darauf hinweisen. Den Paragrafen musst du nicht nennen. Den Grund der Befreiung solltest du aber angeben, in einfachen Worten genügt (UStAE 14.5 Abs. 20).

Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht

Arbeitest du als Handwerksbetrieb an Haus oder Wohnung eines Privatkunden, muss dieser die Rechnung oder einen Zahlungsbeleg zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Darauf muss deine Rechnung hinweisen. Ein allgemeiner Satz genügt, zum Beispiel: „Ist der Leistungsempfänger kein Unternehmer, muss er diese Rechnung zwei Jahre aufbewahren.“ Bei Kleinbetragsrechnungen und bei Bauleistungen mit Reverse Charge an Unternehmer ist der Hinweis nicht nötig (UStAE 14.5 Abs. 23).

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

Liegt der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer bei höchstens 250 Euro, reichen vier Angaben (§ 33 UStDV):

1. vollständiger Name und Anschrift von dir (die Angaben zum Kunden entfallen),
2. Ausstellungsdatum,
3. Menge und Art der Ware bzw. Umfang und Art der Leistung,
4. Bruttobetrag in einer Summe mit dem Steuersatz oder einem Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Rechnungsnummer, Steuernummer und Leistungsdatum sind hier nicht vorgeschrieben. Die Vereinfachung gilt aber nicht für Leistungen mit Reverse Charge nach § 13b UStG, für innergemeinschaftliche Lieferungen und für Fernverkäufe. Kleinbetragsrechnungen musst du auch nach Start der E-Rechnungspflicht nicht als E-Rechnung ausstellen: Papier geht immer, PDF mit Zustimmung des Empfängers (§ 33 Satz 4 UStDV, UStAE 14.6 Abs. 4).

Rechnungen als Kleinunternehmer

Seit 2025 sind die Umsätze von Kleinunternehmern steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt (§ 19 Abs. 1 UStG). Schon der Umsatz, mit dem du die 100.000 Euro überschreitest, ist steuerpflichtig. Im ersten Jahr deiner Tätigkeit gilt für das laufende Jahr die Grenze von 25.000 Euro (UStAE 19.1 Abs. 2 und 3). Du kannst auf die Regelung verzichten und deine Umsätze normal versteuern; daran bist du dann mindestens fünf Jahre gebunden (§ 19 Abs. 3 UStG).

Für deine Rechnungen gelten dann eigene Mindestangaben (§ 34a UStDV):

• vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir und deinem Kunden,
• Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
• Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der Ware bzw. Umfang und Art der Leistung,
• Entgelt in einer Summe mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer,
• gegebenenfalls das Wort „Gutschrift“.

Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist für Kleinunternehmer nicht vorgeschrieben (UStAE 14.5 Abs. 14), für die eigene Ordnung aber trotzdem sinnvoll. Für den Hinweis reicht eine eindeutige Formulierung wie „steuerfreier Kleinunternehmer“; der Paragraf muss nicht genannt werden. Der Hinweis gehört auch auf Kleinbetragsrechnungen (UStAE 14.7a Abs. 1 und 2). Eine E-Rechnung musst du als Kleinunternehmer nie ausstellen: Papier geht immer, PDF mit Zustimmung des Empfängers (§ 34a Satz 4 UStDV, UStAE 14.7a Abs. 3).

Wichtig: Weist du als Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer aus – auch auf Wunsch des Kunden –, schuldest du den Betrag dem Finanzamt (§ 14c Abs. 1 UStG, UStAE 14c.1 Abs. 2).

Reverse Charge bei Bauleistungen und EU-Kunden

Bei Reverse Charge schuldet nicht du, sondern dein Kunde die Umsatzsteuer. Für kleine Betriebe sind vor allem zwei Fälle wichtig.

Bauleistungen an Baubetriebe

Bauleistungen sind Arbeiten, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen. Planungs- und Überwachungsleistungen gehören nicht dazu (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG).

Bei Bauleistungen gilt Reverse Charge aber nur, wenn dein Kunde selbst Unternehmer ist und nachhaltig Bauleistungen erbringt. Davon ist auszugehen, wenn sein Finanzamt ihm darüber eine gültige Bescheinigung erteilt hat, die auf höchstens drei Jahre befristet ist (§ 13b Abs. 5 UStG) – lass sie dir vorlegen. Arbeitest du für Privatleute oder für Firmen ohne eigene Bauleistungen – etwa ein Büro oder eine Arztpraxis –, schreibst du eine normale Rechnung mit Umsatzsteuer.

Für die Reinigung von Gebäuden gilt dasselbe: Reverse Charge nur, wenn dein Kunde selbst nachhaltig Gebäudereinigung anbietet (§ 13b Abs. 2 Nr. 8 und Abs. 5 UStG).

Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten

Erbringst du eine Dienstleistung an einen Unternehmer in einem anderen EU-Staat, die dort der Kunde versteuert (§ 3a Abs. 2 UStG), musst du die Rechnung bis zum 15. des Folgemonats ausstellen. Darauf gehören deine USt-IdNr. und die deines Kunden (§ 14a Abs. 1 UStG).

Was auf der Rechnung stehen muss

In beiden Fällen gehört der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf die Rechnung, und du weist keine Umsatzsteuer aus – auch nicht als „0 %“ mit Steuerbetrag (§ 14a Abs. 1 und 5 UStG). Bei Bauleistungen gilt: Weist du trotzdem Steuer aus, schuldest du sie selbst. Fehlt nur der Hinweis, schuldet dein Kunde die Steuer trotzdem (UStAE 13b.14 Abs. 1).

Abschlags- und Schlussrechnungen

Rechnest du eine Anzahlung oder einen Abschlag ab, bevor die Leistung fertig ist, muss das aus der Rechnung hervorgehen – zum Beispiel durch Angabe des voraussichtlichen Leistungszeitpunkts oder -monats (UStAE 14.8 Abs. 1 und 4). Den Tag der Zahlung musst du nur angeben, wenn er beim Schreiben der Rechnung schon feststeht und vom Rechnungsdatum abweicht (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG).

In der Schlussrechnung ziehst du die vorab bezahlten Abschläge, über die du Rechnungen geschrieben hast, mit ihrem Entgelt und der darauf entfallenden Steuer ab (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG, UStAE 14.8 Abs. 7).

Typische Fehler

• Leistungsdatum weggelassen, weil es dem Rechnungsdatum entspricht. Bei Papier und PDF muss mindestens der Satz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ drauf, bei der E-Rechnung das Datum selbst.
• Ungenaue Beschreibung wie „Diverses“ oder „Arbeiten laut Absprache“.
• Dieselbe Rechnungsnummer zweimal vergeben, etwa weil zwei Personen mit eigenen Vorlagen arbeiten.
• Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl Reverse Charge gilt oder obwohl du Kleinunternehmer bist. Den ausgewiesenen Betrag schuldest du dann dem Finanzamt.
• Reverse Charge angewendet, obwohl der Kunde keine Bauleistungen erbringt, zum Beispiel beim Umbau eines Ladenlokals für einen Händler.
• Aufbewahrungshinweis fehlt bei Handwerksarbeiten für Privatkunden.
• Alte Steuernummer nach einem Umzug weiterverwendet.
• Abschläge in der Schlussrechnung nicht abgezogen.

Warum das wichtig ist: Dein Geschäftskunde darf die Vorsteuer nur abziehen, wenn er eine ordnungsgemäße Rechnung hat (§ 15 Abs. 1 UStG). Fehlt eine Angabe oder ist sie falsch, kann er von dir eine Berichtigung verlangen (UStAE 14.11 Abs. 3).

Fehlerhafte Rechnung korrigieren

Fehlt eine Angabe oder ist sie falsch, kannst du die Rechnung berichtigen (§ 31 Abs. 5 UStDV). Dafür reicht ein Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht und die fehlenden oder falschen Angaben enthält. Es muss selbst die Formvorschriften für Rechnungen erfüllen. In der Regel genügt es, darin die Nummer der ursprünglichen Rechnung zu nennen (UStAE 14.11 Abs. 1):

• Eine neue Rechnungsnummer für die Berichtigung ist nicht nötig.
• Dein Kunde muss die alte Rechnung nicht zurückgeben.
• Eine E-Rechnung, die Pflicht war, berichtigst du wieder als E-Rechnung.
• Berichtigen kannst nur du als Aussteller. Dein Kunde kann die Rechnung nicht selbst wirksam ändern (UStAE 14.11 Abs. 2).

Du kannst die alte Rechnung stattdessen auch vollständig stornieren und eine neue ausstellen. Das geht über das gesetzliche Mindestmaß hinaus; wichtig ist auch dann, dass der Bezug zur ursprünglichen Rechnung eindeutig ist. Auch so kann der Vorsteuerabzug deines Kunden erhalten bleiben (UStAE 15.2a Abs. 7).

Wann der Kunde die Vorsteuer behält

Eine Berichtigung wirkt auf das Datum der ursprünglichen Rechnung zurück, wenn diese schon Angaben zu Aussteller, Empfänger, Leistung, Entgelt und gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer enthielt. Dein Kunde behält dann den Vorsteuerabzug im ursprünglichen Zeitraum. Fehlten diese Mindestangaben, gilt der Vorsteuerabzug erst ab der Berichtigung (UStAE 15.2a Abs. 7).

Was keine Berichtigung braucht

Zieht dein Kunde Skonto ab oder einigt ihr euch nach einer Mängelrüge auf einen Nachlass, ändert sich nur das Entgelt – die Rechnung musst du dafür nicht berichtigen. Ändert sich dagegen der Leistungsumfang, etwa durch ein geändertes Aufmaß, ist grundsätzlich eine Berichtigung nötig (UStAE 14.11 Abs. 4).

Zu viel oder unberechtigt Umsatzsteuer ausgewiesen

Hast du zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen – auch als Kleinunternehmer oder trotz Reverse Charge –, schuldest du den Mehrbetrag, kannst die Rechnung aber gegenüber deinem Kunden berichtigen (§ 14c Abs. 1 UStG). Hat er schon bezahlt, wirkt die Berichtigung erst, wenn du ihm den Betrag zurückgezahlt hast (UStAE 14c.1 Abs. 5). Hast du Steuer ausgewiesen, obwohl du gar kein Unternehmer bist oder keine Leistung erbracht hast, ist es aufwendiger: Berichtigen kannst du erst, wenn dein Kunde keine Vorsteuer gezogen oder sie zurückgezahlt hat, und nur auf schriftlichen Antrag mit Zustimmung des Finanzamts (§ 14c Abs. 2 UStG).

Aufbewahren und E-Rechnung

Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf – die Kopien deiner eigenen Rechnungen ebenso wie Rechnungen, die du bekommst. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Bis Ende 2024 waren es zehn Jahre; die kürzere Frist gilt für alle Rechnungen, deren Frist Ende 2024 noch lief (§ 27 Abs. 40 UStG). Bücher und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren. Solange die Festsetzungsfrist für betroffene Steuern noch offen ist, läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab.

Für Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland ist grundsätzlich die E-Rechnung vorgeschrieben (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Für Leistungen aus 2025 und 2026 darfst du bis zum 31. Dezember 2026 noch Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – PDF schicken. Für Leistungen im Jahr 2027 gilt das bis Ende 2027 nur noch, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug (§ 27 Abs. 38 UStG). Kleinbetrags- und Kleinunternehmer-Rechnungen sind immer ausgenommen. Details stehen im Ratgeber E-Rechnungspflicht.

Checkliste vor dem Versenden

1. Name und vollständige Anschrift von dir und deinem Kunden stimmen.
2. Deine aktuelle Steuernummer oder USt-IdNr. steht drauf.
3. Rechnungsdatum und eine Rechnungsnummer, die es noch nicht gab.
4. Leistungsdatum oder -zeitraum – bei Papier/PDF reicht „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.
5. Jede Position ist so beschrieben, dass ein Dritter sie nachvollziehen kann.
6. Netto je Steuersatz, Steuersatz, Steuerbetrag centgenau und Skonto-Bedingungen, falls vereinbart.
7. Steuerfrei? Hinweis mit Grund. Kleinunternehmer? Hinweis auf die Steuerbefreiung und keine Umsatzsteuer.
8. Bauleistung an einen Baubetrieb mit Bescheinigung oder Dienstleistung an EU-Unternehmen? Keine Umsatzsteuer, dafür „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (bei EU-Kunden beide USt-IdNr.).
9. Handwerksarbeit für Privatleute? Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht.
10. Schlussrechnung? Bezahlte Abschläge mit Entgelt und Steuer abgezogen.
11. Rechnung innerhalb von sechs Monaten verschickt (Dienstleistung an EU-Unternehmen: bis zum 15. des Folgemonats) und acht Jahre abgelegt.