Resturlaub: Wann Urlaub verfällt und was Arbeitgeber tun müssen

Kurz gesagt

• Urlaub soll im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Ein Übertrag bis 31. März ist nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen vorgesehen.
• Resturlaub verfällt aber nicht automatisch: Nur wenn du deine Leute rechtzeitig auf ihren Resturlaub hingewiesen, sie zum Nehmen aufgefordert und vor dem Verfall gewarnt hast. Eine Ausnahme gilt bei langer Krankheit.
• Ohne diesen Hinweis verjährt der Urlaub auch nicht – er kann sich über Jahre ansammeln.
• Bei langer Krankheit verfällt Urlaub frühestens 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, und auch das nur unter engen Voraussetzungen.
• Auszahlen sieht das Gesetz nur beim Ende des Arbeitsverhältnisses vor. Auf den gesetzlichen Mindesturlaub kann niemand wirksam verzichten.

Wie viel Urlaub steht zu?

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) gibt jedem Arbeitnehmer mindestens 24 Werktage Urlaub im Jahr (§ 3 BUrlG). Werktage sind alle Tage außer Sonn- und Feiertagen, das Gesetz rechnet also mit einer Sechs-Tage-Woche. Für die Praxis rechnest du um:

Den vollen Anspruch gibt es erstmals, wenn das Arbeitsverhältnis sechs Monate besteht (Wartezeit, § 4 BUrlG). Wer früh genug im Jahr anfängt, dass die sechs Monate noch im selben Kalenderjahr enden, hat also schon im ersten Jahr den vollen gesetzlichen Urlaub. Nur Teilurlaub – ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat – gibt es in drei Fällen (§ 5 BUrlG):

• Die Person fängt so spät im Jahr an, dass die Wartezeit in diesem Kalenderjahr nicht mehr erfüllt wird.
• Die Person geht wieder, bevor die sechs Monate um sind.
• Die Person geht nach der Wartezeit in der ersten Hälfte eines Kalenderjahres.

Wer nach der Wartezeit in der zweiten Jahreshälfte ausscheidet, behält den vollen gesetzlichen Jahresurlaub. Bruchteile ab einem halben Tag werden auf volle Tage aufgerundet. Scheidet jemand in der ersten Jahreshälfte aus und hat schon mehr Urlaub bekommen, kannst du das Urlaubsentgelt nicht zurückfordern.

Hat ein früherer Arbeitgeber für dasselbe Jahr schon Urlaub gewährt, wird er angerechnet. Deshalb musst du beim Ausscheiden eine Bescheinigung über den gewährten oder abgegoltenen Urlaub aushändigen (§ 6 BUrlG).

Von diesen Regeln darfst du nicht zum Nachteil deiner Leute abweichen – nur ein Tarifvertrag darf es in Grenzen, den Mindesturlaub selbst aber auch er nicht (§ 13 Abs. 1 BUrlG). Mehr Urlaub zu geben ist natürlich erlaubt. Für das Baugewerbe und ähnliche Branchen mit häufig wechselnden Einsatzorten erlaubt das Gesetz Tarifverträgen weitergehende Abweichungen (§ 13 Abs. 2 BUrlG). Gilt für deinen Betrieb ein Tarifvertrag, geht er den hier beschriebenen Regeln oft vor – prüfe ihn zuerst.

Grundregel: Kalenderjahr und 31. März

Das Gesetz selbst ist kurz (§ 7 Abs. 3 BUrlG):

• Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden.
• Ins Folgejahr übertragen wird er nur, wenn dringende betriebliche Gründe oder Gründe in der Person das rechtfertigen. Dann muss er bis zum 31. März genommen werden.
• Teilurlaub von jemandem, der im Jahr die Wartezeit nicht mehr erfüllt hat, wird auf Wunsch ins nächste Jahr übertragen.

Lange galt deshalb: Was am 31. Dezember oder 31. März nicht genommen ist, ist weg. Das stimmt so nicht mehr. Die Gerichte haben eine wichtige Bedingung hinzugefügt.

Ohne Hinweis kein Verfall

Der Europäische Gerichtshof hat 2018 entschieden (C-684/16): Urlaub darf nicht verloren gehen, nur weil jemand keinen Antrag gestellt hat. Der Arbeitgeber muss seine Leute tatsächlich in die Lage versetzen, den Urlaub zu nehmen – und das im Streit beweisen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat das 2019 für Deutschland umgesetzt (9 AZR 541/15).

Seitdem verfällt Urlaub zum Jahresende in der Regel nur, wenn du vorher

1. konkret mitgeteilt hast, wie viele Urlaubstage der Person in diesem Jahr zustehen,
2. sie aufgefordert hast, den Urlaub rechtzeitig zu beantragen und zu nehmen, und
3. klar darauf hingewiesen hast, dass der Urlaub sonst am Jahresende bzw. am Ende des Übertragungszeitraums verfällt.

Das BAG nennt als Beispiel eine Mitteilung in Textform zu Beginn des Kalenderjahres, also etwa eine E-Mail oder ein Schreiben an jede Person. Wichtig ist, dass der Hinweis rechtzeitig kommt – so, dass der Urlaub noch genommen werden kann. Eine feste Frist in Tagen haben die Gerichte dafür nicht festgelegt.

Nicht genug sind nach dem BAG in der Regel abstrakte Sätze im Arbeitsvertrag, ein Merkblatt oder eine allgemeine Betriebsvereinbarung. Der Hinweis muss sich an die einzelne Person richten.

Für übertragenen Urlaub gilt dasselbe: Er verfällt am 31. März grundsätzlich nur, wenn du auch für diesen Zeitraum aufgefordert und auf den Verfall hingewiesen hast.

Urlaub aus früheren Jahren, der mangels Hinweis nicht verfallen ist, kommt zum Urlaub des laufenden Jahres hinzu. Du kannst den Hinweis dafür nachholen: Forderst du im laufenden Jahr auch für diesen alten Urlaub auf und weist auf den Verfall hin, kann er zum Jahresende verfallen wie der übrige Urlaub (BAG 9 AZR 541/15).

Weil du als Arbeitgeber beweisen musst, dass du den Hinweis gegeben hast, solltest du ihn so geben, dass du ihn später vorzeigen kannst. Nur wer den Urlaub dann freiwillig und in Kenntnis der Folgen nicht nimmt, verliert ihn.

Diese Regeln gelten auch für Mehrurlaub, also Tage über dem gesetzlichen Minimum. Eigene, abweichende Verfallsregeln dafür sind möglich, müssen sich aber deutlich aus Arbeits- oder Tarifvertrag ergeben. Sonst behandeln die Gerichte den Mehrurlaub wie den gesetzlichen Urlaub.

Krankheit im Urlaub und lange Krankheit

Krank im Urlaub: Wird jemand während des Urlaubs krank, zählen die Tage nicht als Urlaub – aber nur die Tage, für die ein ärztliches Attest vorliegt (§ 9 BUrlG).

Lange Krankheit: Wer das ganze Jahr krank ist, kann seinen Urlaub nicht nehmen. Damit sich nicht unbegrenzt Urlaub anhäuft, gilt nach dem BAG (9 AZR 245/19, nach EuGH C-518/20):

• War die Person vom Beginn des Urlaubsjahres an durchgehend arbeitsunfähig, verfällt der gesetzliche Urlaub 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, also am 31. März des übernächsten Jahres – auch ohne deinen Hinweis. Voraussetzung ist, dass die Arbeitsunfähigkeit bis zu diesem Tag ohne Unterbrechung andauert.
• Hat sie im Urlaubsjahr zunächst gearbeitet und ist erst dann erkrankt, verfällt der Urlaub aus diesem Jahr nur, wenn du sie vorher rechtzeitig hingewiesen und aufgefordert hattest. Sonst bleibt er erhalten.

Prüfe außerdem deinen Arbeitsvertrag: Steht dort, dass Urlaub erhalten bleibt, wenn er wegen Krankheit nicht genommen werden konnte, und nennt die Klausel keinen späteren Verfallstermin, gilt auch die 15-Monats-Grenze nicht (BAG 9 AZR 198/24 von 2025). Im entschiedenen Fall blieben so 144 Urlaubstage aus sechs Jahren erhalten und mussten am Ende ausgezahlt werden.

Verjährt Urlaub nach drei Jahren?

Grundsätzlich kann der Urlaubsanspruch verjähren; die regelmäßige Frist beträgt drei Jahre. Die Frist beginnt aber erst am Ende des Jahres, in dem du deine Leute auf den Urlaub hingewiesen und zum Nehmen aufgefordert hast (BAG 9 AZR 266/20, nach EuGH C-120/21).

Das heißt: Ohne Hinweis verjährt nichts. Wer jahrelang keinen Hinweis gibt, kann am Ende vor einem großen Urlaubsberg stehen – und muss ihn spätestens beim Ausscheiden bezahlen.

Anders ist es beim Abgeltungsanspruch nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses: Er verjährt in drei Jahren ab dem Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet – in der Regel egal, ob du vorher hingewiesen hast (BAG 9 AZR 456/20).

Auszahlen und Verzicht

Kann Urlaub wegen des Endes des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden, musst du ihn in Geld abgelten (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Das gilt auch für Resturlaub aus Vorjahren, der mangels Hinweis nicht verfallen ist.

Im laufenden Arbeitsverhältnis sieht das Gesetz eine Auszahlung dagegen nicht vor – Urlaub ist zur Erholung da. Und vom Gesetz darfst du nicht zum Nachteil deiner Leute abweichen (§ 13 Abs. 1 BUrlG).

Auch ein Verzicht hilft nicht: Im bestehenden Arbeitsverhältnis kann niemand auf den gesetzlichen Mindesturlaub verzichten – auch nicht in einem gerichtlichen Vergleich, und auch dann nicht, wenn das Ende schon feststeht und die Person wegen Krankheit keinen Urlaub mehr nehmen kann (BAG 9 AZR 104/24). Ein Satz wie „Urlaubsansprüche sind in natura gewährt“ in einem Aufhebungsvertrag ist unwirksam, wenn er nicht stimmt; der Urlaub ist dann trotzdem abzugelten.

Sonderfall Elternzeit

Für jeden vollen Kalendermonat Elternzeit darfst du den Urlaub um ein Zwölftel kürzen – nicht aber, wenn die Person während der Elternzeit bei dir in Teilzeit arbeitet (§ 17 Abs. 1 BEEG).

Die Kürzung passiert nicht automatisch. Du musst sie erklären, und zwar vor, während oder nach der Elternzeit, aber nicht bevor die Elternzeit verlangt wurde. Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses geht es nicht mehr (BAG 9 AZR 362/18).

Resturlaub von vor der Elternzeit geht nicht verloren: Du gewährst ihn nach der Elternzeit im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr. Endet das Arbeitsverhältnis während oder nach der Elternzeit, wird er abgegolten (§ 17 Abs. 2 und 3 BEEG).

Checkliste: So gehst du vor

1. Anspruch festhalten: Für jede Person den Jahresurlaub in Arbeitstagen; bei Ein- oder Austritt prüfen, ob voller Urlaub oder Teilurlaub zusteht.
2. Zu Jahresbeginn informieren: Jeder Person einzeln in Textform mitteilen, wie viele Urlaubstage ihr in diesem Jahr zustehen (inklusive Übertrag).
3. Auffordern und warnen: Im selben Schreiben bitten, den Urlaub rechtzeitig zu beantragen, und erklären, dass er sonst am 31. Dezember bzw. am Ende des Übertragungszeitraums verfällt.
4. Nachweis ablegen: Den Hinweis so aufbewahren, dass du später zeigen kannst, wer ihn wann bekommen hat.
5. Im Herbst nachhaken: Wer noch viel Resturlaub hat, bekommt eine Erinnerung – solange noch Zeit ist, ihn zu nehmen.
6. Übertrag bewusst entscheiden: Gibt es dringende Gründe für einen Übertrag, für den übertragenen Urlaub erneut hinweisen. Alten Resturlaub aus früheren Jahren in den Hinweis aufnehmen.
7. Lange Krankheit im Blick behalten: Notieren, ab wann jemand arbeitsunfähig ist, und den Arbeitsvertrag auf Klauseln zum Verfall prüfen.
8. Beim Austritt: Resturlaub abrechnen, auszahlen statt „verzichten“ lassen und die Urlaubsbescheinigung aushändigen.

Ein möglicher Hinweis zu Jahresbeginn könnte so lauten: „Dir stehen in diesem Jahr 28 Urlaubstage zu, davon 3 Tage Übertrag aus dem Vorjahr. Bitte beantrage deinen Urlaub so rechtzeitig, dass du ihn bis zum 31. Dezember nehmen kannst. Urlaub, den du bis dahin nicht nimmst, verfällt – den Übertrag musst du bis zum 31. März nehmen, sonst verfällt er an diesem Tag.“ Die Zahlen und Daten passt du für jede Person an.

Urlaubskonto und Arbeitszeit gehören in der Praxis zusammen. Wie du die Arbeitszeit erfasst, steht im Ratgeber Zeiterfassungspflicht.