Asana-Alternative aus der EU: Projekte, Zeiten und Rechnungen in einer App

Kurz gesagt

• Asana ist ein ausgereiftes Werkzeug für Projekt- und Aufgabenmanagement eines Anbieters aus den USA.
• Eine Speicherung in der EU (Frankfurt) bietet Asana laut Tarifseite nur im Enterprise-Bereich an. Sonst greift für die Übermittlung in die USA der EU-US-Datenschutzrahmen.
• CloudyBird ist in Deutschland entwickelt und in der EU gehostet, für alle Tarife.
• CloudyBird verbindet Projekte mit Zeiterfassung, Urlaub, Rechnungen, Dateien und Chat in einer App – für Unternehmen mit 5 bis 30 Mitarbeitenden.
• Laufende Asana-Projekte nimmst du per Import mit: Abschnitte, Aufgaben, Unteraufgaben, Termine, Tags und Abhängigkeiten – ohne Kommentare und Anhänge.
• Wer nur Projektmanagement braucht oder viele Integrationen nutzt, ist mit Asana oft besser bedient.

Für wen Asana gemacht ist

Asana organisiert Arbeit in Projekten und Aufgaben, mit Liste, Board und Kalender, in den bezahlten Tarifen auch mit Zeitleiste und Gantt-Ansicht. Teams im Büro, Agenturen und größere Organisationen nutzen es, um viele Projekte parallel zu steuern. Die Oberfläche gibt es auf Deutsch. Laut Tarifseite gehören auch Direktnachrichten und Team-Unterhaltungen dazu; eine eigene Zeiterfassung gibt es ab dem Tarif „Advanced“ oder als Zusatz.

Was Asana nicht abdeckt, weil es nicht dafür gebaut ist: Rechnungen schreiben, Urlaub verwalten oder Arbeitszeiten nach dem Arbeitszeitgesetz führen. Diese Dinge stehen nicht im Funktionsvergleich der Tarifseite. Kleine Betriebe kombinieren Asana deshalb meist mit drei, vier weiteren Tools.

Wo deine Daten liegen

Vertragspartner ist laut Asanas Auftragsverarbeitungsvertrag die Asana, Inc. mit Sitz in San Francisco. Als Unterauftragsverarbeiter für die Infrastruktur nennt Asana Amazon Web Services und Google Cloud mit Standorten unter anderem in den USA und in Deutschland.

• Speicherung in der EU: Laut Tarifseite gibt es die Datenresidenz in der EU als Zusatz für Enterprise-Organisationen. In den kleineren Tarifen hast du darauf keinen Einfluss.
• Übermittlung in die USA: Asana ist laut Auftragsverarbeitungsvertrag unter dem EU-US-Datenschutzrahmen (Data Privacy Framework) zertifiziert und nutzt ersatzweise die Standardvertragsklauseln der EU. Der Datenschutzrahmen ist derzeit vor dem Europäischen Gerichtshof angegriffen (Rechtsmittel C-703/25 P). Ob er Bestand hat, ist offen.

Das heißt nicht, dass du Asana in der EU nicht nutzen darfst. Es heißt aber, dass du die Übermittlung in deiner Datenschutz-Dokumentation begründen musst und vom Ausgang des Verfahrens abhängst.

CloudyBird läuft vollständig bei Scaleway, einem Anbieter aus Frankreich: Anwendung, Datenbank und Dateien in Amsterdam, verschlüsselte Sicherungskopien in Paris. Das gilt in jedem Tarif, auch im kostenlosen. Optionale Funktionen wie die Anmeldung mit Google nutzen US-Dienste nur, wenn du sie wählst.

Was CloudyBird anders macht

CloudyBird ist kein reines Projekt-Tool, sondern die App für den ganzen Betrieb. Die Projekte sind bewusst nach dem Vorbild von Asana gebaut, damit sich der Umstieg vertraut anfühlt:

• Projekte mit Liste, Board, Zeitleiste (Gantt) und Kalender, Abschnitten, Unteraufgaben, Abhängigkeiten, Zuständigen und Folgenden, Freigabe-Aufgaben und Meilensteinen.
• Workflows automatisieren einfache Abläufe („Wenn … nur wenn … dann …“), etwa „Datei hochgeladen → Aufgabe zum Prüfen anlegen“.
• Jedes Projekt hat einen Ordner: Anhänge sind echte Dateien mit Versionen und Vorschau.

Dazu kommt, was in Asana fehlt oder ein weiteres Tool braucht:

• Zeiterfassung mit Pausen und Prüfung nach dem Arbeitszeitgesetz, auf Projekte und Aufgaben gebucht – in jedem Tarif.
• Abrechnung: erfasste Stunden werden zur Rechnung, als E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD).
• Urlaub und Abwesenheiten mit Antrag, Genehmigung und Urlaubskonto.
• Team-Chat mit Chats zu Projekten und Aufgaben, dazu Sprach- und Videoanrufe aus dem Chat.

Asana und CloudyBird im Vergleich

Stand: siehe oben. Angaben zu Asana laut Asanas Tarifseite und Rechtstexten (Quellen unten).

Wann CloudyBird besser passt

Nimm CloudyBird, wenn …

• ihr neben den Projekten auch die Arbeitszeit erfassen müsst und die Stunden gleich auf Projekte und Aufgaben buchen wollt,
• aus den erfassten Stunden Rechnungen werden sollen – als E-Rechnung, ohne Export in ein weiteres Programm,
• eure Daten in der EU liegen sollen, und zwar in jedem Tarif statt erst im Enterprise-Bereich,
• Urlaub und Abwesenheiten in derselben App beantragt und genehmigt werden sollen, in der ihr auch plant,
• Pläne, Angebote und Fotos in einem Projektordner mit Versionen liegen sollen statt verstreut an Aufgaben,
• ihr ein Betrieb mit 5 bis 30 Mitarbeitenden seid und eine App mit einem Login für alles wollt statt mehrerer Tools.

Wann Asana besser passt

CloudyBird ist nicht für jeden die bessere Wahl. Bleib bei Asana, wenn …

• ihr nur Projektmanagement sucht und Zeiten, Rechnungen und Personal schon gut gelöst habt,
• Kunden oder Freie direkt in euren Projekten mitarbeiten sollen – in CloudyBird gibt es keine Gäste in Projekten,
• ihr auf viele fertige Integrationen angewiesen seid,
• ihr Kommentarverläufe und Anhänge vollständig mitnehmen müsst – der Import übernimmt die Aufgaben, aber keine Kommentare und Anhänge,
• ihr ein großes Unternehmen mit vielen Teams seid; CloudyBird ist für Unternehmen mit 5 bis 30 Mitarbeitenden gebaut.

So steigst du um

1. Daten aus Asana sichern: Projekte lassen sich aus Asana exportieren; einen Export der ganzen Organisation beschreibt Asana für die Enterprise-Tarife.
2. Laufende Projekte importieren: Exportiere das Projekt in Asana als CSV-Datei und lade sie in CloudyBird unter Projekte → „Importieren“ hoch. Abschnitte, Aufgaben, Unteraufgaben, Beschreibungen, Termine und der Erledigt-Status werden übernommen, Tags werden zu Labels und „Blocked by“-Verknüpfungen zu Abhängigkeiten. Personen ordnest du in der Vorschau deinem Team zu. Kommentare und Anhänge bleiben in Asana; abgeschlossene Projekte lässt du dort auslaufen.
3. Dateien mitnehmen: Lade Pläne, Fotos und Dokumente in den Projektordner. Liegen sie in Google Drive, kannst du sie in den bezahlten Tarifen direkt übernehmen.
4. Die anderen Tools ablösen: Erst Zeiterfassung, dann Urlaub, dann Rechnungen – jeweils zum Monatsanfang, damit Auswertungen und Lohn sauber bleiben.

Willst du wissen, was beim Erfassen von Arbeitszeiten Pflicht ist, lies den Ratgeber zur Zeiterfassungspflicht.