Kurz gesagt
- Trello ist ein einfaches Kanban-Board aus Karten und Listen – gehört zu Atlassian, einem Unternehmen aus den USA.
- Laut Trello-Hilfe liegen die Daten bei Amazon Web Services in den USA; Atlassians Datenresidenz in der EU umfasst Trello nicht.
- Im kostenlosen Tarif sind 10 Mitwirkende je Workspace erlaubt, darüber werden Boards schreibgeschützt.
- CloudyBird hat ein Board wie Trello, dazu Dateien, Zeiterfassung, Urlaub, Rechnungen und Chat – entwickelt in Deutschland, gehostet in der EU.
- Boards nimmst du per Import des Trello-JSON-Exports mit: Listen, Karten, Checklisten und Termine – ohne Kommentare und Anhänge.
- Liegen auf dem Board echte Aufträge, die ihr mit Stunden abrechnet, passt CloudyBird; für schnelle persönliche Listen oder viele Power-Ups bleibt Trello oft die einfachere Wahl.
Für wen Trello gemacht ist
Trello ist für viele kleine Teams der Einstieg: Spalten anlegen, Karten verschieben, fertig. Die Oberfläche gibt es auf Deutsch. Mehr Ansichten wie Kalender, Zeitleiste und Tabelle gibt es laut Tarifseite im Tarif „Premium“, und über Power-Ups lassen sich mehr als 200 andere Apps anbinden.
Spätestens wenn auf dem Board echte Aufträge liegen, kommen weitere Fragen: Wer hat wie lange daran gearbeitet? Wo liegen die Pläne und Fotos? Wann wird abgerechnet? Zeiterfassung, Rechnungen und Urlaub stehen nicht im Funktionsvergleich der Trello-Tarifseite – dafür brauchst du Power-Ups oder weitere Tools.
Wo deine Daten liegen
- Vertragspartner für Trello ist laut Atlassians produktspezifischen Bedingungen die Trello, Inc.
- Speicherort: Atlassian betreibt seine Cloud-Produkte bei Amazon Web Services. Die Trello-Hilfe nennt Rechenzentren in den USA. Atlassians Datenresidenz, mit der Kunden die Region wählen, gilt laut Atlassian-Hilfe für Produkte wie Jira und Confluence; Trello steht nicht auf der Liste.
- Übermittlung in die USA: Atlassian ist laut Auftragsverarbeitungsvertrag unter dem EU-US-Datenschutzrahmen zertifiziert und nutzt zusätzlich die Standardvertragsklauseln. Der Datenschutzrahmen ist vor dem Europäischen Gerichtshof angegriffen (Rechtsmittel C-703/25 P); der Ausgang ist offen.
CloudyBird läuft vollständig bei Scaleway, einem Anbieter aus Frankreich: Anwendung, Datenbank und Dateien in Amsterdam, verschlüsselte Sicherungskopien in Paris – in jedem Tarif. Optionale Funktionen wie die Anmeldung mit Google nutzen US-Dienste nur, wenn du sie wählst.
Was CloudyBird anders macht
In CloudyBird ist das Board eine von mehreren Ansichten eines Projekts: Abschnitte sind die Spalten, Aufgaben die Karten, per Drag & Drop verschiebbar. Dieselben Aufgaben siehst du auch als Liste, auf einer Zeitleiste und im Kalender. Dazu kommen:
- Ein Ordner je Projekt: Anhänge sind echte Dateien mit Versionen und Vorschau, auch für PDFs und Office-Dateien.
- Zeiterfassung direkt auf Aufgaben und Projekte, mit Pausen und Prüfung nach dem Arbeitszeitgesetz.
- Abrechnung: aus erfassten Stunden wird die Rechnung, als E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD).
- Urlaub und Abwesenheiten mit Antrag, Genehmigung und Urlaubskonto.
- Team-Chat mit Chats zu Projekten und Aufgaben, dazu Anrufe und Meetingräume.
Alle diese Bereiche sind auch im kostenlosen Tarif dabei.
Trello und CloudyBird im Vergleich
Stand: siehe oben. Angaben zu Trello laut Trello-Tarifseite und Atlassian-Seiten (Quellen unten).
| Thema | Trello | CloudyBird |
|---|---|---|
| Anbieter | Trello, Inc. (Atlassian), USA | Entwickelt in Deutschland |
| Speicherort der Daten | USA (AWS); keine EU-Datenresidenz für Trello | EU (Amsterdam, Sicherungen in Paris), in jedem Tarif |
| Board mit Karten | Ja | Ja, dazu Liste und Kalender |
| Kalender und Zeitleiste | Im Tarif „Premium“ | Ja, beides |
| Kostenloser Tarif | Bis 10 Mitwirkende und 10 Boards je Workspace, Dateien bis 10 MB | Alle Bereiche, mit Grenzen bei Personen, Speicher und Rechnungen (siehe Preise) |
| Zeiterfassung, Rechnungen, Urlaub | Nicht im Tarifvergleich, über Power-Ups | Eingebaut |
| Chat und Anrufe | Nicht im Tarifvergleich | Chat, Threads, Anrufe, Meetingräume mit Gästen per Link |
| Umzug von Trello | – | Import des Board-Exports (JSON): Listen, Karten, Checklisten, Termine, Mitglieder; ohne Kommentare und Anhänge |
| Gäste auf Boards bzw. in Projekten | Ab „Standard“ | Nein (Gäste nur in Meetings) |
| Integrationen | Power-Ups für mehr als 200 Apps | Wenige; KI-Assistenten über eine eigene Schnittstelle |
Wann CloudyBird besser passt
Nimm CloudyBird, wenn …
- auf euren Boards Aufträge für Kunden liegen und ihr die Stunden darauf erfassen und als E-Rechnung abrechnen wollt,
- eure Projektdaten, Kundendaten und Personaldaten in der EU liegen sollen – bei einem Anbieter, der dort auch hostet,
- Pläne, Fotos und Angebote beim Projekt liegen sollen – als Dateien mit Versionen und Vorschau statt als Anhänge an einzelnen Karten,
- ihr dieselben Aufgaben auch als Liste, Zeitleiste und im Kalender sehen wollt, ohne den Tarif dafür zu wechseln,
- ihr heute Board, Stundenzettel, Urlaubsanträge und Team-Chat in getrennten Tools pflegt und das in einer App mit einem Login und einer Rechteverwaltung zusammenführen wollt,
- Absprachen zu einer Aufgabe direkt dort stattfinden sollen – im Chat zur Aufgabe oder per Anruf, statt in einem weiteren Messenger.
Wann Trello besser passt
Bleib bei Trello, wenn …
- du vor allem persönliche Listen oder ein einzelnes, einfaches Board brauchst,
- Kunden oder Freie direkt auf euren Boards mitarbeiten sollen – das geht in CloudyBird nicht,
- ihr euren Ablauf mit vielen Power-Ups gebaut habt, die ihr nicht ersetzen wollt,
- ihr Kommentare und Anhänge der Karten vollständig mitnehmen müsst – der Import übernimmt sie nicht,
- Zeiten, Rechnungen und Personal bei euch schon in anderen Tools gut laufen und ihr nichts davon zusammenlegen wollt.
So steigst du um
- Boards sichern: Jedes Board lässt sich laut Trello-Hilfe in jedem Tarif als JSON exportieren, als CSV in Premium-Workspaces. Die JSON-Datei brauchst du für den Import.
- Board importieren: Lade die JSON-Datei in CloudyBird unter Projekte → „Importieren“ hoch. Listen werden Abschnitte, Karten Aufgaben, Checklisten-Punkte Unteraufgaben; Labels werden als Labels übernommen. Personen ordnest du in der Vorschau deinem Team zu. Archivierte Karten, Kommentare und Anhänge bleiben in Trello.
- Anhänge in den Projektordner: Lade Pläne, Fotos und Dokumente hoch, statt sie an Karten zu hängen. Aus Google Drive kannst du in den bezahlten Tarifen direkt übernehmen.
- Zeiten ab dem nächsten Monat in CloudyBird: So bleiben Stundenzettel und Abrechnung sauber getrennt.
Was beim Erfassen von Arbeitszeiten Pflicht ist, steht im Ratgeber zur Zeiterfassungspflicht.